Capacitación
Estrategia y Plan de compras
Analizar, proyectar y ejecutar
Definir planes que busquen garantizar la sostenibilidad de la estrategia de compras es el primer paso para lograr grandes resultados.
Después de un año 2020 donde el mundo empezó a vivir el Covid19 que afectó múltiples industrias, vivimos un 2021 con optimismo, ya que fue un año de recuperación económica, pero con grandes retos y desafíos para el abastecimiento de los productos y servicios debido a la ruptura que habían vivido las cadenas de suministro.
El 2022 fue un año de mucha incertidumbre principalmente por haber sido un año electoral en Colombia en el que se eligió un nuevo modelo político y económico. Además a nivel internacional se empiezan a mostrar señales de una recesión economica y situaciones cómo el conflicto entre Rusia y Ucrania generan escasez e inflación.
Este contexto hace que las áreas de abastecimiento y compras cada vez busquen ser más estratégicas y menos operativas, más integradas con el entorno de proveedores, evolucionar para dejar de ser estáticas y avanzar, de esta forma tendrán mayor relevancia dentro del resto de la organización y mayor visibilidad del impacto positivo que tiene compras en los estados de resultados y el valor de la compañía.
Los compradores empresariales deben definir planes de trabajo pero también deben tener la flexibilidad para ajustarlos en la medida de las necesidades y los cambios del entorno.
Parte 1
Planeación y objetivos
¿Qué significará para usted ganar? cuándo evalúe los resultado del proceso de compras el próximo año 2.022.
Los siguientes son algunos objetivos estratégicos de los procesos de compras que podrían ser la respuesta a esa pregunta en su organización:
- Satisfacer al cliente interno y externo
- Garantizar el abastecimiento
- Oportunidad en abastecimiento
- Pedidos completos
- Calidad en los productos y servicios
- Disminuir el riesgo
- Asegurar la cadena de proveedores
- Desarrollar alianzas con proveedores
- Generar sinergias
- Visión innovadora
Otros objetivo fundamental es buscar que la compañía compre al menor costo total requerido, sea más eficiente y se generen ahorros en los diferentes procesos de compra, debido a que los recursos de las empresas son limitados y deben ser optimizados.
Si se logran cumplir objetivos como los mencionados, el departamento de compras podrá contribuir a que la empresa sea más:
- Rentable y generadora de valor
- Competitiva y líder en el mercado
- Sostenible en el largo plazo
Lo primero entonces es tener objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y que se puedan lograr en un tiempo determinado. Estos objetivos se deben planear y controlar con indicadores, así podremos atender de manera proactiva las necesidades futuras.
Estos objetivos deben ser grandes, MEGAS, que nos lleven a transformar la función de compras compras y la conecten con los propósitos superiores del resto de la organización.
Parte 2
Presupuestos y pronósticos
Es importante alinear la planeación de compras con la planeación general de la compañía. Este proceso normalmente se inicia con un plan de ventas, el cuál desencadena un plan de producción y de ahí se desprende el plan de compras.
Algunas veces no están involucrados los procesos de compra en la planeación general de la organización y eso hace que se atiendan de manera reactiva las solicitudes y requerimientos. La clave entonces es planear la demanda para atenderla de manera proactiva.
En esta fase se hacen pronósticos con técnicas cualitativas y cuantitativas que permitan predecir y aproximarse a los posibles escenarios futuros que tendrá el proceso de compras. En un mundo cambiante con tanta incertidumbre, es posible que los pronósticos fallen y se salgan de control, se requerirá hacer ajustes en la ejecución futura de los planes de compra y saber cómo reaccionar, para esto se hace necesario el haber trabajado en el desarrollo de proveedores, inclusive conociendo y desarrollando también la cadena de suministro de ellos.
La clave es construir un presupuesto claro que será ejecutado por el equipo de compras de la organización.
Parte 3
Análisis de costos y gastos
El análisis de los costos y gastos permite visibilizar los egresos para poder entender el comportamiento de los mismos y como se afectan con la ejecución de los procesos de compras.
Lo primero que debemos hacer es clasificar los egresos, separarlos en grupos que tengan características similares, según su uso o utilización, las características de los productos y servicios, los presupuestos o los solicitantes y usuarios relacionados.
Las compras pueden clasificarse en categorías, grupos, familias, y a su vez estas pueden desagregarse en diferentes niveles hasta llegar al nivel de los items de los productos y servicios. Existen metodologías de clasificación internacional que ayudan a homologar e implementar este concepto de clasificación. Lo importante es que la categorización refleje la realidad de cada negocio y que se pueda gestionar y controlar.
Un concepto importante que debemos entender es el TCO (costo total de la propiedad), entender cuánto cuesta realmente comprar y tener algo, considerando todos los costos relacionados a lo largo del ciclo de vida del producto o servicio comprado, identificando los costos directos que son muy evidentes y los demás costos indirectos que muchas veces están ocultos y no los alcanzamos a ver.
Parte 4
Análisis de los productos y servicios comprados
Debemos saber qué es lo que vamos a comprar, para qué vamos a hacerlo, las características de los productos y servicios. Entender cómo vamos a comprar, cuál es la estructura y los procesos que requeriremos para hacerlo.
Se pueden hacer análisis es sobre el riesgo relacionado a cada uno de los productos y servicios comprados, considerando aspectos cómo los siguientes:
- El impacto que tendría en la operación el incumplimiento por parte de los proveedores.
- La oferta del mercado de proveedores es amplia o limitada.
- El poder de negociación de la empresa frente a sus proveedores.
- La capacidad financiera y operativa de los proveedores para entregar los productos y servicios.
- Los disponibilidad de productos y servicios sustitutos y complementarios.
- La velocidad en los cambios de las características.
El entendimiento y la especificidad del requerimiento desde su origen traerá beneficios para todos los involucrados en la cadena de suministro y evitará muchos reprocesos, este es un reto a trabajar con los clientes internos y solicitantes.
Parte 5
Estrategias y plan de compras
Teniendo claro las características de los productos y servicios comprados, se pueden definir estrategias para cada uno de ellos. En un proceso que inicia en el entendimiento de la situación actual y la proyección futura de las compras, se podrá lograr los objetivos planteados y la constante transformación que se necesita en las organizaciones modernas.
La estrategia de compras comprende todas las acciones que se hacen en busca de crear valor y lograr ventajas competitivas, reducir el costo total del abastecimiento, satisfacer la demanda interna y externa, y generar ganancias de manera sostenible. Compras se debe involucrar cada vez más con las diferentes áreas de la organización, trabajar de la mano de los Gerentes de línea, de producto, de área, aumentar presencia en las agendas de S&OP, para mejorar los números al interior de cada una de las áreas, ahí se producirá una verdadera sinergia.
Existen múltiples tácticas de compras como las siguientes:
- Mejorar las especificaciones de los productos y servicios.
- Mejorar los procesos.
- Reestructurar las relaciones con los proveedores
- Aumentar la cobertura del abastecimiento.
- Mejorar los precios comprados.
- Concentrar volúmenes.
Parte 6
Plan de implementación
Una vez están claras las estrategias, se define un plan de trabajo para la ejecución y el logro de los objetivos, este plan de compras contiene los siguientes elementos:
- Cronograma y tiempos.
- Los productos y servicios que se comprarán
- Los valores y presupuestos de las compras.
- Las diferentes tareas y procesos que deben ser ejecutados.
- El equipo de trabajo que será responsable.
- El panel de proveedores.
- Las herramientas de trabajo.
- Indicadores de gestión que nos permitan medir el desempeño del plan.
La comunicación y sensibilización de la estrategia será vital si se quiere tener éxito en la implementación.
Es así cómo hemos diseñando el PLAN DE COMPRAS, un instrumento que nos indica hacia donde debe dirigirse la gestión de compras y las acciones para lograr los objetivos y los mejores resultados.
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