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Capacitación
Estrategia y plan de compras 2025
Garantizar la sostenibilidad y la competitividad a largo plazo es un pilar clave en la estrategia de abastecimiento empresarial. Por ello, los departamentos de compras no solo optimizan costos, sino que también evolucionan constantemente para enfrentar nuevos desafíos como la volatilidad del mercado, las barreras arancelarias y la transformación digital.
En un entorno de alta incertidumbre y cambio acelerado, las áreas de compras deben ser más estratégicas, ágiles e integradas con su ecosistema de proveedores. La inteligencia artificial, la automatización y la gestión basada en datos son ahora esenciales para optimizar procesos, mitigar riesgos y generar valor tangible en los estados financieros de las empresas.
Los compradores empresariales tienen la oportunidad de definir planes de compras flexibles y adaptativos, alineados con los objetivos de negocio y preparados para ajustarse rápidamente a las dinámicas del mercado. Aquellos que logren integrar tecnología, análisis de datos y visión estratégica fortalecerán su rol dentro de la organización y potenciarán el impacto positivo del abastecimiento en la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.
Situación actual y situación deseada
Iniciamos el 2025 en un entorno comercial y geopolítico desafiante, donde las barreras arancelarias, la incertidumbre económica y la aceleración tecnológica redefinen las estrategias de abastecimiento. En Colombia, el impacto de nuevas restricciones comerciales y la reconfiguración de alianzas internacionales han incrementado los costos de importación y puesto a prueba la eficiencia en la gestión de compras. Panamá enfrenta retos derivados de la sequía en el Canal, afectando el comercio global, mientras que su nuevo gobierno ajusta su modelo económico. A nivel mundial, la inteligencia artificial está transformando la planificación de compras, la optimización de costos y la gestión de riesgos, consolidándose como una herramienta clave para los compradores estratégicos en este nuevo escenario.
Matriz y diagnóstico de Kompras
En cuanto al contexto interno es importante entender donde nos encontramos en el nivel de desarrollo del departamento de compras, en ese sentido nos podemos analizar en cual de las siguientes fases nos encontramos actualmente:
- Control
- Visibilidad
- Mejora continua
- Innnovación
- Sostenibilidad
En este mismo sentido podemos evaluar si tenemos un enfoque más operativo o estratégico considerando:
- Tecnología
- Procesos
- Equipo de trabajo
- Información y data
- Proactividad
- Visión de Largo plazo
Con lo anterior podremos entender dónde estamos y podremos visualizar dónde queremos estar y donde podremos ganar.
Objetivos de compras empresariales
Un departamento de compras puede generar valor estratégico alineando sus esfuerzos con objetivos clave que optimicen su desempeño y el impacto en la organización. Para lograrlo, debe enfocarse en mejorar la eficiencia operativa, fortalecer el control y la toma de decisiones, reducir riesgos y asegurar relaciones sólidas con proveedores. Además, es fundamental integrar prácticas de sostenibilidad, innovación y optimización de costos que permitan generar beneficios a largo plazo. A continuación, presentamos los pilares estratégicos que guían un proceso de compras efectivo y orientado a resultados:
- Eficiencia y Simplicidad Operativa → Reducir la complejidad de los procesos de compra, agilizando tiempos de respuesta y eliminando fricciones innecesarias.
- Control y Maniobra → Asegurar visibilidad total de la cadena de suministro y capacidad de reacción ante cambios o riesgos imprevistos.
- Disminución de Riesgos y Cumplimiento → Identificar y mitigar riesgos operacionales, financieros y estratégicos en compras, garantizando continuidad en el abastecimiento y asegurando el cumplimiento de normativas internas y externas.
- Desarrollo de Proveedores y Sinergias → Construir relaciones estratégicas con proveedores clave, asegurando alto desempeño, innovación y alineación con los objetivos de la empresa.
- Consumo Responsable y Sostenible → Implementar estrategias de compras alineadas con principios de sostenibilidad ambiental, social y de gobierno corporativo (ESG).
- Disminución del TCO (Total Cost of Ownership) → Optimizar el costo total de propiedad de los bienes y servicios adquiridos, asegurando la mejor relación calidad-precio a lo largo de su ciclo de vida.
- Ahorros y Beneficios → Maximizar los beneficios financieros del área de compras, impulsando estrategias de ahorro, eficiencia y optimización de costos.
- Innovación y Mejora Continua → Implementar estrategias y herramientas para optimizar procesos, explorar nuevas soluciones en el mercado y mejorar continuamente la eficiencia en las compras.
Plan de optimización de categorias de compra
Ahora podremos entender las caracteristicas propias de cada una de las categorias o los grupos de compra de la empresa, analizando para cada una de ellas el valor comprado, la transaccionalidad, los riesgos, entre otros elementos y así poder definir planes de optimización y trabajo especificos para cada una de ellas, que permitan salirse de la reactividad del corto plazo y enfocarse en acciones de mediano y de largo plazo.
Estos ciclos de optimización se componen de las siguientes actividades
Solicitudes de productos y servicios
Analisis del gasto y de los presupuestos
Estrategia de categorias y plan de compras
Sondeo y precalificación de proveedores
Registro de proveedores
Cotización y negociación
Creación y actualización de catálogos
Formalización y acuerdos
Administracion de pedidos
Gestión de órdenes de compra
Logistica y recepción
Gestion de facturas y pagos
Evaluación de desempeño
Desarrollo de proveedore
Las primeras 8 actividades están enfocadas en lograr trabajar con los mejores proveedores del mercado y las segundas 6 actividades están enfocadas en desarrollar relaciones de largo plazo con los proveedores seleccionados.
Transformación del proceso compras
Después de entender el entorno y los objetivos organizacionales, el departamento de compras puede definir iniciativas de transformación en las diferentes fases del proceso, implementando nuevos métodos y herramientas que le permitan lograr mejores resultados. La adopción de tecnología y el uso de inteligencia artificial juegan un papel clave en esta evolución, permitiendo automatizar tareas operativas, mejorar la toma de decisiones y optimizar la gestión de proveedores. Esta transformación no solo agiliza los procesos, sino que también genera mayor control, trazabilidad y valor estratégico para la organización.
Visibilizar y controlar el plan de compras
Una vez definidas las iniciativas de transformación y los planes de optimización de categorías, es fundamental establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) y objetivos y resultados clave (OKR). Mientras los KPI permiten medir el desempeño y el progreso hacia las metas, los OKR ayudan a enfocar los esfuerzos en objetivos estratégicos específicos, alineando la ejecución del equipo con la visión global del negocio. Estos controles garantizan que el proceso de implementación se mantenga alineado con los resultados esperados y que se pueda reaccionar de manera ágil a los cambios del entorno.
Equipo de Kompradores
Tal vez uno de los factores más críticos para el éxito es el equipo de compras. Contar con un equipo sólido, con valores alineados a la estrategia empresarial, es lo que realmente impulsa la transformación y asegura que los planes se conviertan en resultados tangibles. En Kompras, nuestra cultura 1K se basa en estos principios fundamentales:
🔹 Integridad e Integralidad – Actuar con transparencia y compromiso en cada negociación.
🔹 Enfoque en las Necesidades del Cliente – Escuchar, entender y anticipar los requerimientos del negocio.
🔹 Orientación al Resultado – Transformar cada compra en un aporte estratégico para la empresa.
🔹 Sostenibilidad y Largo Plazo – Equilibrar eficiencia con impacto social y ambiental.
Ahora solo falta dar el primer paso. El inicio del camino no te lleva de inmediato al destino final, pero te saca del estado actual y te acerca a los objetivos.
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